面接の日程調整をなくす方法｜小さなお店の採用を楽にする
アルバイト・パートの採用で、意外に時間を取られるのが面接の日程調整です。電話をかけてもつながらない、メールの返事が来ない、やっと決まった日時は営業のいちばん忙しい時間帯。そんな経験はないでしょうか。
この記事では、日程調整の手間を減らす方法を、手軽なものから順に紹介します。
日程調整に手間がかかる理由
- お互いの空いている時間が合わない：お店は営業時間、応募者は学校や仕事があり、候補の時間がそもそも少なくなります。
- やり取りの回数が多い：候補日を出す、返事を待つ、決まらなければ出し直す。1人に何往復もかかります。
- 連絡がつかない：知らない番号からの電話には出ない人が増えています。
- 決まっても、来ないことがある：調整に時間をかけたのに、当日来なければ、すべてやり直しです。
方法1：面接できる時間を先に決めておく
「毎週火曜と木曜の15時〜17時」のように、面接に使う時間をあらかじめ決めておきます。応募が来たら、その中から選んでもらうだけなので、やり取りが1往復で済みます。求人票に書いておけば、その時間に来られる人だけが応募してくれます。
方法2：電話ではなく、メッセージでやり取りする
電話はお互いの時間が合わないとつながりません。メールやSMS、求人サイトのメッセージ機能なら、相手の都合のよいときに読んで返信してもらえます。文面のひな形を用意しておくと、返信も早くなります。
方法3：候補日は3つ、期限つきで出す
「いつがよいですか？」と聞くと、返事に時間がかかります。「①10日（火）15時 ②12日（木）16時 ③13日（金）10時 のうち、ご都合のよいものを明日までにお知らせください」のように、選ぶだけで返せる形にします。
方法4：日程調整そのものをなくす
ここまでの方法は、やり取りを減らす工夫です。もう一歩進めて、日時を決めずに面接する方法もあります。それが録画面接です。
録画面接では、応募者が自分の都合のよい時間に、スマートフォンで質問に答える様子を録画して送ります。お店側は、届いた動画を手の空いた時間に見るだけです。日時の約束が無いので、調整も、ドタキャンも起きません。
- 応募者に面接URLを送るだけで、あとは待つだけ
- 営業中に手を止めなくてよい
- 動画を見て気になった人とだけ、あらためて会えばよい
どの方法を選ぶか
応募の数が月に数件までなら、方法1〜3の工夫だけでも十分に楽になります。応募が多い、面接に来てもらえないことが続く、営業中に面接の時間を取れない、という場合は、方法4の録画面接が向いています。
録画面接を一次選考として使い、会いたい人とだけ日程を合わせる形にすれば、調整の回数そのものを大きく減らせます。